Mail-Archivierung mit MailStore
E-Mails rechtssicher archivieren, den Mailserver entlasten und jede Nachricht in Sekunden wiederfinden: Dafür setzen wir auf MailStore – wahlweise auf einem Server in Ihrem Unternehmen oder in der Cloud.
MailStore Server
Das Archiv läuft auf Ihrem eigenen Server. Ihre E-Mails bleiben vollständig in Ihrem Haus – ideal, wenn Sie die Daten selbst in der Hand behalten möchten.
MailStore in der Cloud
Das Archiv wird für Sie in einem Rechenzentrum betrieben – ohne eigene Hardware, mit dem gleichen Funktionsumfang.
Beide Varianten bieten
- Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails (Journal-Archivierung) sowie bestehender Postfächer
- Unterstützung für Microsoft 365, Exchange und nahezu alle anderen Mailsysteme
- Schnelle Volltextsuche in E-Mails und Anhängen – auch direkt aus Outlook
- Mitarbeitende stellen gelöschte E-Mails selbst wieder her
- Entlastung des Mailservers und kleinere Postfächer
- Unterstützung bei der Erfüllung der GoBD-Aufbewahrungspflichten
5 Irrtümer über E-Mail-Archivierung
„E-Mail-Archivierung gilt nur für Konzerne“
Falsch. Aufbewahrungspflichten gelten grundsätzlich für alle Unternehmen, die steuerlich relevante Unterlagen erhalten oder versenden – unabhängig von der Größe. Die Grundsätze dafür regeln die GoBD.
„Backup und Archivierung sind dasselbe“
Nein – beide ergänzen sich, ersetzen sich aber nicht. Ein Backup entsteht meist einmal täglich; dazwischen können E-Mails verändert oder gelöscht werden. Ein Archiv speichert jede E-Mail vollständig, unverändert und dauerhaft.
„Datenschutz verbietet E-Mail-Archivierung“
Nein, beides ist vereinbar. Über Aufbewahrungs- und Löschregeln werden zum Beispiel Bewerbungsunterlagen nach Ablauf der Fristen automatisch gelöscht.
„Ausdrucken und Ablegen genügt“
In der Regel nicht. Elektronisch eingegangene Unterlagen müssen grundsätzlich elektronisch aufbewahrt werden – samt Anhängen wie PDF-Rechnungen. Ein Ausdruck ersetzt das Original nicht.
„Nur Rechnungen müssen archiviert werden“
Nein. Aufbewahrungspflichtig sind alle Handels- und Geschäftsbriefe – also etwa Angebote, Auftragsbestätigungen, Projektabsprachen und Lieferbelege.
Hinweis: Diese Informationen ersetzen keine Steuer- oder Rechtsberatung. Klären Sie die für Sie geltenden Fristen mit Ihrem Steuerberater.
Interessiert?
Wir beraten Sie gern zur E-Mail-Archivierung und zeigen Ihnen MailStore in einer Demo.